Política de tratamiento de datos personales

1. Quién es el responsable

Turnia (TURNIA S.A.S.) es una plataforma que permite a clínicas y consultorios atender, agendar y recordar citas por WhatsApp, y gestionar esa información en una plataforma web.

Las solicitudes sobre datos personales las atiende el representante legal de TURNIA S.A.S. por los canales anteriores.

2. Nuestro papel frente a las clínicas

Turnia trata datos en dos calidades distintas, según de quién sean:

• Como Encargado del tratamiento, por cuenta de cada clínica que contrata Turnia, respecto de los datos de sus pacientes y de su personal. La clínica es la Responsable: decide para qué se usan esos datos y debe obtener la autorización de sus pacientes. Turnia solo los usa siguiendo las instrucciones de la clínica y para prestarle el servicio.
• Como Responsable del tratamiento, respecto de los datos de las personas que contactan a Turnia directamente: clínicas interesadas, prospectos que piden una demostración y representantes de nuestros clientes.

Si eres paciente de una clínica que usa Turnia, la política de privacidad de esa clínica también te aplica. Puedes ejercer tus derechos ante la clínica o ante nosotros: si nos escribes, coordinamos la respuesta con la clínica.

3. Qué datos tratamos

Pacientes de las clínicas (cuando escriben al WhatsApp de la clínica)

• Número de WhatsApp o, si la persona usa nombre de usuario, el identificador que entrega WhatsApp, y el nombre del perfil.
• Nombre y apellido.
• Tipo y número de documento, y EPS, solo si la clínica los pide para agendar.
• Servicio de interés, fecha y hora de la cita, estado de la cita (confirmada, cancelada, asistió, no asistió) y notas de la cita.
• Contenido de los mensajes intercambiados con la clínica por WhatsApp.
• Calificaciones de la atención, recomendaciones y peticiones, quejas, reclamos o sugerencias (PQR).
• Cómo llegó a la clínica (enlace o campaña) y el seguimiento comercial de su solicitud.

Clínicas que conectan su propio número de WhatsApp Business

Cuando una clínica conecta el número que ya usa en la app WhatsApp Business, y por instrucción de ella, también recibimos:

• El historial de conversaciones de ese número (hasta 6 meses hacia atrás).
• Los contactos guardados en la app WhatsApp Business de la clínica.
• Los mensajes que el personal de la clínica envía desde la app del celular, para que el asistente no responda al mismo tiempo que una persona.

Personal de las clínicas

• Nombre, número de WhatsApp, servicios que atiende y, si la clínica usa la integración con su software clínico, el documento del profesional.

Prospectos y clientes de Turnia

• Nombre, teléfono, correo, ciudad, nombre de la clínica y el mensaje con el que nos contactan.

4. Datos de salud y de menores

Algunos datos, como la EPS, el servicio o tratamiento solicitado y las notas de una cita, pueden revelar información sobre la salud de una persona. La ley los considera datos sensibles. Por eso:

• Responder preguntas sobre datos sensibles es facultativo: nadie está obligado a darlos, y ninguna actividad se condiciona a entregarlos más allá de lo que la clínica necesite para atender la cita.
• Solo se tratan con la autorización explícita del titular, que obtiene la clínica, y para las finalidades de esta política.
• Turnia no lleva historias clínicas ni guarda diagnósticos ni resultados médicos.

Los datos de niñas, niños y adolescentes solo se tratan cuando su representante legal agenda o autoriza la cita, respetando su interés superior y sus derechos fundamentales.

5. Para qué los usamos

• Responder por WhatsApp a quien escribe a la clínica: mostrar servicios, precios y horarios, cotizar y resolver preguntas frecuentes.
• Agendar, confirmar, reprogramar y cancelar citas, y llevarlas al calendario o software de la clínica.
• Enviar recordatorios de citas y avisos de cupos disponibles.
• Pasar la conversación a una persona de la clínica cuando el paciente lo pide o el asistente no puede resolverla.
• Recibir y responder PQR y calificaciones de la atención.
• Mostrarle a la clínica su agenda, seguimiento e indicadores en la plataforma web.
• Atender a prospectos y clientes de Turnia, facturar y prestar soporte.
• Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridades.

No usamos los datos para fines distintos sin una nueva autorización.

6. Datos que recibimos de WhatsApp (Meta)

Turnia se conecta a la plataforma oficial WhatsApp Business de Meta. Los datos que recibimos por ese medio, incluidos los de las clínicas que conectan su número, los usamos únicamente para prestar el servicio a la clínica correspondiente. En particular:

• No los vendemos, no los alquilamos y no los compartimos con anunciantes. (Lo que pasa si la empresa completa se vende está en la sección 9.)
• No los usamos para publicidad ni para perfilar personas.
• No mezclamos los datos de una clínica con los de otra.
• Si una clínica desconecta su número o termina el servicio, dejamos de recibir sus datos y aplicamos lo dicho en la sección 10.

7. Con quién los compartimos

Solo con proveedores que necesitamos para prestar el servicio, que actúan como encargados y están obligados a proteger los datos:

Como estos proveedores almacenan información fuera de Colombia, hay una transmisión internacional de datos, que se hace bajo sus condiciones contractuales de protección de datos y conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y su reglamentación. También entregaremos datos a autoridades cuando una norma o una orden lo exija.

8. Estadísticas anónimas

A partir de la información de las citas y del uso del servicio (no del contenido de las conversaciones), TURNIA S.A.S. genera estadísticas agregadas y anónimas. Por ejemplo: tasas de asistencia e inasistencia, demanda por tipo de servicio, ciudad, día y hora, tiempos de respuesta o cupos recuperados.

• Se calculan sobre grupos de personas y de varias clínicas, y se les quitan nombres, números de WhatsApp, documentos, fechas exactas y cualquier otro dato que permita saber de quién se trata. No muestran el nombre de ninguna clínica sin su permiso.
• Como no permiten identificar a nadie, dejan de ser datos personales. Su titular es TURNIA S.A.S., que puede conservarlas aunque los datos originales se eliminen.
• Las usamos para mejorar el servicio, ofrecer a las clínicas comparaciones con el promedio de su sector, publicar estudios del sector salud y estético, y como parte de los activos de la empresa.
• Nunca usamos para esto datos de salud que identifiquen a una persona, ni intentamos volver a identificar a nadie a partir de las estadísticas.

9. Si Turnia se fusiona o se vende

Si TURNIA S.A.S. participa en una fusión, escisión, adquisición, venta de la empresa o de parte de sus activos, o recibe una inversión, la información que administra, incluidos los datos personales, podrá transferirse a la empresa que la adquiera o la suceda, como parte de esa operación. En ese caso:

• La empresa sucesora queda obligada por esta política: solo podrá usar los datos para las mismas finalidades, salvo que obtenga una nueva autorización.
• Los datos de los pacientes siguen siendo de cada clínica. El servicio continúa en las mismas condiciones de su contrato con Turnia.
• Avisaremos a las clínicas clientes y publicaremos el cambio en esta página antes de la transferencia. Quien no esté de acuerdo podrá pedir que se eliminen sus datos (sección 14).
• Mientras se evalúa la operación, solo compartimos estadísticas anónimas o información bajo acuerdos de confidencialidad, nunca bases de datos con datos de pacientes.

10. Cuánto tiempo los guardamos

• Datos de pacientes y del personal de una clínica: mientras la clínica tenga el servicio activo. Al terminar, se los entregamos a la clínica si los pide y los eliminamos dentro de los 60 días siguientes, salvo los que una ley nos obligue a conservar.
• Prospectos: hasta 24 meses después del último contacto, o antes si piden que los eliminemos.
• Clientes de Turnia: mientras dure la relación comercial y luego el tiempo que exijan las normas contables y tributarias.

11. Cómo los protegemos

• Conexiones cifradas (HTTPS) entre WhatsApp, nuestro servidor y la plataforma.
• Verificación de la firma de cada mensaje que nos envía WhatsApp.
• Acceso a la plataforma de cada clínica con un enlace privado propio; una clínica no puede ver los datos de otra.
• Claves de acceso guardadas fuera del código y de las bases de datos, y nunca escritas en los registros del sistema.
• Copias de seguridad periódicas con acceso restringido.

Si ocurre un incidente que comprometa datos personales, lo informaremos a las clínicas afectadas y a la Superintendencia de Industria y Comercio, como lo exige la ley.

12. Tus derechos

Como titular de los datos, tienes derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
• Pedir prueba de la autorización que diste.
• Saber, si lo pides, cómo se han usado tus datos.
• Revocar la autorización o pedir que se eliminen tus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Consultar gratis tus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), después de haber hecho tu solicitud ante nosotros o ante la clínica.

13. Cómo ejercerlos

Escríbenos a turnia.col@gmail.com o al WhatsApp +57 301 277 2026 con:

• Tu nombre y el número de WhatsApp con el que escribiste.
• La clínica con la que hablaste, si eres paciente.
• Qué quieres: consultar, corregir, actualizar, revocar o eliminar.
• Si actúas por otra persona, el documento que lo acredite.

14. Cómo eliminar tus datos

Puedes pedir en cualquier momento que eliminemos tus datos personales:

1. Escribe a turnia.col@gmail.com o al WhatsApp +57 301 277 2026 con el asunto "ELIMINAR MIS DATOS".
2. Indica el número de WhatsApp con el que escribiste y, si eres paciente, la clínica.
3. Verificamos que la solicitud venga del titular, por ejemplo con un mensaje al mismo número de WhatsApp.
4. Eliminamos tus datos de Turnia, incluidos los que recibimos de WhatsApp, en máximo 15 días hábiles, y te confirmamos por el mismo medio.

Si eres paciente, avisamos a tu clínica, porque ella puede tener una obligación legal de conservar parte de la información (por ejemplo, registros de atención). En ese caso te diremos qué datos se conservan y por qué.

Si eres una clínica y quieres desconectar tu número de WhatsApp de Turnia y eliminar la información que recibimos de él (historial, contactos y mensajes), escríbenos por el mismo canal. Puedes además desconectar el número desde la configuración de tu app WhatsApp Business.

15. Cambios a esta política

Si cambiamos esta política de forma sustancial, lo publicaremos en esta página con la nueva fecha de vigencia y lo informaremos a las clínicas clientes antes de aplicarlo. Si el cambio afecta las finalidades, pediremos una nueva autorización.

English summary

Turnia (TURNIA S.A.S., NIT 902.104.834-5, Barranquilla, Colombia) is a WhatsApp appointment-scheduling platform for clinics in Colombia. For patient data, Turnia acts as a data processor on behalf of each clinic (the data controller); for its own prospects and customers, Turnia is the controller. This policy follows Colombian Law 1581 of 2012.

• Data we process: WhatsApp number or user identifier, profile name, name, ID document and health insurer (only when the clinic requires them), appointment details, message content, feedback and complaints. When a clinic connects its existing WhatsApp Business app number, we also receive, on the clinic's instruction, up to 6 months of chat history, the app's contacts and messages sent from the app.
• Purpose: answering patients, booking and reminding appointments, human handoff, complaints handling and showing the clinic its dashboard. Nothing else.
• Data received from Meta/WhatsApp is used only to provide the service to the corresponding clinic. We do not sell it, share it with advertisers, use it for advertising or profiling, or mix one clinic's data with another's.
• Sub-processors: Meta (WhatsApp Business Platform), Google (Sheets, Calendar, Drive), Render (hosting) and, if the clinic enables it, its clinical software.
• Anonymous statistics: from appointment and usage records (never message content) we produce aggregated, de-identified statistics (e.g. no-show rates, demand by service and time). They cannot identify any person and are not personal data.
• Corporate transactions: in a merger, acquisition or sale of assets, data may be transferred to the successor, which remains bound by this policy. Clinics are notified in advance and anyone may request deletion.
• Retention: while the clinic's service is active; deleted within 60 days after termination unless the law requires otherwise.
• Data deletion: email turnia.col@gmail.com with the subject "DELETE MY DATA" and the WhatsApp number used. We delete the data within 15 business days and confirm it. See section 14.